أهم المهارات الأساسية لإدارة اجتماع ناجح

إدارة الاجتماعات من الأمور المهمة في إنتاجية العمل، وإبقاء الشركة أو المؤسسة في المسار الصحيح، فهي تحمل الكثير من الفوائد وتبني علاقات وروابط وثقة بين أفرادها، ولكن قد يشعر بعض الأشخاص بالملل من حضور الاجتماعات، والحقيقة أن المشكلة لا تكمن في الاجتماعات، وإنما في كيفية إدارتنا لهذه الاجتماعات، فهذه المهارة تحتاج إلى انتباه إلى العديد من الفنون والقواعد والمبادئ، سواء كان ذلك قبل عقد الاجتماع أو أثناءه أو بعد الانتهاء منه لكي تضمن لك نتائج ونجاحًا أكبر في مجال عملك.

أهم المهارات لعقد اجتماع ناجح:

• حدد هدفك من الاجتماع:

الاجتماع ليس هدفًا بحد ذاته، بل هو وسيلة لتحقيق أهداف معينة، لذلك قبل أن تبدأ أي اجتماع اسأل نفسك ما هدفك من وراء الاجتماع، وما الأسباب، التي يجب أن تكون واضحة، وماذا تريد أن تحقق منه، وتأكد هل الاجتماع أفضل وسيلة لتحقيق هذا الهدف؟ وهل هناك بدائل أخرى تغنيك عن الاجتماعات، مثل إجراء مكالمة هاتفية، أو إرسال بريد إلكتروني؟

• اختر أفضل الأوقات:

حاول أن تكون المدة الزمنية للاجتماع مناسبة، فبعض الاجتماعات يفشل بسبب انعقاده بعد زمن طويل من وقوع الحدث المعني، أو لأن زمن الاجتماع وقع في يوم أو ساعة غير مناسبة، وعند اختيار الوقت المناسب يجب إعلام الجميع والتشديد على الحضور.

• نظم مكان الاجتماع:

يجب تنظيم قاعة الاجتماعات، وتحضير جميع الأدوات والمعدات اللازمة للاجتماع مسبقًا، فالمجتمعون يحتاجون إلى مقاعد مريحة، ومكان هادئ وعازل للصوت ومتسع، وذي إضاءة وتهوية كافيتين. كذلك من الأمور الضرورية أن تكون القاعة مرتبة بطريقة تمكن المجتمعين من رؤية بعضهم بعضًا عندما يتبادلون الحديث والنقاش.

• نظم جدول الأعمال:

يجب تنظيم وترتيب الموضوعات التي سوف تتحدث عنها في الاجتماع وفقًا لجدول الأعمال وقائمة البنود الرئيسية التي ينبغي مناقشتها وفقًا لدرجة أهميتها، من خلال البدء بالموضوعات الرئيسية أو المهمة ثم الثانوية والأقل أهمية. كذلك يجب أن يتميز أسلوب الطرح بالوضوح والبساطة والاختصار، ومن الأفضل أن يبدأ مدير الاجتماع الحوار بالابتسامة والدعابات، ما يعطي الراحة النفسية خاصةً عندما يتعلق الاجتماع بالموظفين.

• المشاركون في الاجتماع:

سجل من يجب أن يحضر هذا الاجتماع، وتأكد من دعوة الأشخاص الذين لديهم سلطة القرار أو الذين لديهم المعلومات اللازمة أو الذين تريد أن توصل إليهم معلومة، ولا تكثر من عدد المشاركين، فذلك يقلل من مستوى التركيز، وحتى تتسنى لهم الفرصة للمشاركة وطرح الأفكار.

• شرح أهداف الاجتماع:

أحد أهم ملامح الاجتماعات الفعالة أن يعلن مدير الاجتماع عن أجندة الاجتماع وأهدافه وغاياته والموضوعات التي ستناقش قبل بدء الاجتماع نفسه، وأن يشرح بطريقة واضحة وبسيطة ومختصرة، ثم يفسح مجالًا للأعضاء للاستفسار قبل البدء في مناقشة بنود الاجتماع، فذلك يساعد على اختصار الوقت، ويمنح المشاركين كافة رؤية عامة عن غرض الموضوعات التي سيشار إليها.

• الالتزام بموضوع النقاش:

عدم الالتزام بموضوع النقاش وانحراف النقاشات والحوارات إلى مواضيع أخرى بعيدة عن موضوع الاجتماع هو أكثر الأخطاء شيوعًا.

من هنا يجب على مسؤول الاجتماع أن يمنع التحدث في موضوعات خارجة عن محور الموضوع المطروح للنقاش، كذلك على المشاركين الالتزام بالقواعد والإصغاء وترك المحادثات الجانبية، وعدم استخدام الهاتف إلا للضرورة القصوى.

• الالتزام بموضوعات وبنود جدول الأعمال:

لا ينبغي أن تدخل موضوعات وبنود جديدة على جدول الأعمال، وإذا استجد أمر وطرأ طارئ يضاف هذا البند في نهاية جدول الأعمال، فإن بقي وقت تمكن مناقشة هذا البند المستجد أو يمكن إجراء اجتماع آخر، ولكن إذا كان مهمًا ولا يمكن تأجيله فتجب مناقشته.

• عدم الانتقال من الموضوع المطروح للحوار حتى يتم اتخاذ قرار بشأنه:

من الأخطاء الشائعة لدى الكثير عند إجراء اجتماعات الانتقال إلى مناقشة موضوع جديد قبل الانتهاء من اتخاذ قرار في موضوع تتم مناقشته، وهكذا ينتقلون من موضوع إلى موضوع من دون اتخاذ القرار، فتكون النتيجة ترك الكثير من الموضوعات معلقًا ويضيع الجهد والوقت، كما يشيع شعور بالإحباط لعدم وجود إنجازات واضحة في الاجتماع، متمثلة في القرارات أو التوصيات أو الاقتراحات.

• مسؤولية مدير الاجتماع:

على مدير الاجتماع أن يهتم بشكله ولغة جسده، فهما يساعدان على إيصال المعلومات إلى الآخرين بصورة واضحة، لذلك يجب أن يكون على علم بمبادئهما وكذلك الثقة بالنفس، ومهارة الكاريزما، فهذه الأمور تعطي انعكاسًا خارجيًا جيدًا، ويجب أن يتحدث بكل حرية عن سبب قيامه بالاجتماع وأن يقدم أفكاره وآراءه ومعتقداته، من دون أن يحتكر وقت الاجتماع، وعليه أن يعطي فرصة للآخرين لتقديم أفكارهم واقتراحاتهم وعرض وجهات نظرهم من دون أن يفرض رأيه أو فكرته عليهم، كذلك من الأفضل سماع ’راء الأعضاء قبل طرح المسؤول فكرته، حتى لا يؤثر رأيه فيهم، ولا يخجلوا أو يخافوا من إبداء آرائهم، فيحرم الاجتماع من آراء ربما تكون نافعة.

• تشجيع الأعضاء على المشاركة:

حاول في الاجتماع تشجيع وتحفيز الأعضاء غير المشاركين ليشاركوا في الحوار والنقاش، من خلال طرح الأسئلة البسيطة والمشجعة.

• راقب انعدام الانتباه:

انتبه إلى أي إشارات غير لفظية صادرة عن الحاضرين تبين أنهم فقدوا الاهتمام بالاجتماع، وعندما تلاحظ هذه الإشارات، اعمل على إحداث بعض التغييرات، فعلى سبيل المثال لا تستخدم نبرة صوت واحدة طوال الاجتماع، فلا بد من التحكم في نبرات صوتك ورفعها عند الشعور بأن الجميع فقد التركيز، والعودة إلى النبرة الطبيعية حينما تشعر أن الجميع منتبه، والنظر إليهم يساعد على جلب الانتباه، أو وجه بعض الأسئلة أو أعلن تأجيل الاجتماع.

• ختام الاجتماع:

لخص ما حققه الاجتماع من نتائج، حتى تستطيع أن تعرّف الأشخاص المجتمعين بالفائدة التي تحققت من هذا الاجتماع، واستعرض القرارات وما تم التخطيط له، وذكّر الأشخاص الذين وافقوا على القيام بعمل معين، ولا تنسَ أن تشكرهم على تفاعلهم ومشاركتهم وحسن إصغائهم.